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远程办公如何高效协同？这篇指南助你效率飞升

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发表时间：2020-02-06 12:03作者：社投盟来源：社会价值投资联盟服务号

各位伙伴及亲朋好友们，社投盟已于2月3日（星期一）正式开启线上办公，全体同事电话微信时刻畅通，欢迎联系。员工健康安全需强重视，业务生产工作恢复也刻不容缓。我们也在此发出倡议，为共同做好疫情防护工作，有效阻断疫情传播，眼下尽量以线上远程办公形式推进合作开展。

新型冠状病毒疫情仍在肆虐，为持续做好疫情防控工作，保证公司业务有序进行，近两日，多家公司迎来了”线上复工季“，远程办公成为趋势。这一选择将有效减少人员聚集，阻断疫情传播，更好保障员工生命和身体健康。且远程办公也将有效减少通勤时间，让员工安排工作更灵活。但是，也不乏一些员工”被窝躺着就开工，没人监管就摸鱼“的放飞自我式工作。

所以，如何使远程办公更有效果、更有效率，社投盟特地为大家整理了《远程办公高效协同指南》，让你和你的团队一起实现效率领跑！

远程办公三大疑问：

如何远程办公？

如何高效远程办公？

如何高效协同他人一起远程办公？

别急，这就为大家一个个来解答。

如何远程办公？

据阿里统计，2月3日，全国上千万企业、近2亿人开启在家办公模式。要进行远程办公，当然最基础的条件是得有互联网，4G网络、光纤宽带均可，配上一台电脑，我们一起做整条街最靓的仔。

虽然隔着网线无法获知屏幕那端真实的办公情况，但节后复工且远程介入，最切忌将家庭舒适、慵懒、休闲的气息传递至工作中，”穿睡衣、躺被窝、不洗头“宅家三件套必须摒弃。

· 尊重工作的仪式感

在家≠放松，高效工作需要一种紧张感，因此，像正常上班一样吧，准时起床，换上正式的衣服，梳洗打扮，让这种工作仪式感迅速带你进入工作状态。

· 不要在休息区域办公

开辟一个办公区域吧，最好是一个远离卧室、沙发和电视的地方，将生活空间与工作空间隔离。

· 时间管理

1、安排好工作和休息时间：

省去通勤时间，其他时间应尽量与在办公室上班保持一致；

2、列出每日待办事项：

有时间节点、有规律、有计划，可使用滴答清单、To do list等软件；

3、避免多任务同时进行：

10%*10%*10%=0.1%，减少任务切换的时间消耗；

4、掌握自己的目标与工作量：

从待办清单中，先完成自己最不想面对的工作，完成后至少减轻了一半的压力。

5、善用时间管理工具：

如Teambition的日程表（设定每个时间点的待办事项），番茄工作法、四象限工作法等。

· 健康管理

1、室内运动：

这段远程办公时间，提供了可规律性室内锻炼的机会，推荐使用“Keep”App或微博搜索健身视频，制定个性化的健身计划吧！

2、卫生防护：

勤洗手、勤消毒、打喷嚏、捂口鼻。

虽然考虑到用户需求，钉钉紧急上线”美颜功能“，供视频会议使用，但官方仍然推出幽默版的视频会议礼仪——即使在家办公，还是一定要保持基础职场形象啊。

从企业角度出发，也建议企业应更加人性化，为员工减少家庭办公阻力，如社投盟向员工发出《致家长的一封家书》：通知家庭成员社投盟已经开始远程办公，感谢配合与支持；同时，征询员工方便协同工作的时间段，尽量在此时间段内组织线上沟通会议；最重要的是，指定强制休息时间，即12:30-14:00和23:00之后，尽量避免工作上的打扰，保证员工在高效工作同时，也在疫情期间得到充足休息，保证身心健康。

如何高效远程办公？

工欲善其事必先利其器，在此次疫情之下，诸多远程办公软件免费开放权限、提升优化基础功能，助力企业共渡难关，如印象笔记企业版免费开放线上办公系统，腾讯会议”面向全国用户免费升级开放300人会议协同能力，飞书宣布面向所有用户开放商业版免费使用，Teambition企业版将支持各行各业免费使用……

远程办公，最需要解决的问题主要集中在：沟通、协作、共享。

沟通：形式无外乎文字沟通、语音沟通和视频沟通；范围即内部沟通和外部沟通。聊天软件、企业邮箱、线上视频会议软件等适用于此，如企业微信、Zoom、腾讯会议等；

协作：涉及内部协作、跨团队协作、跨部门协作、跨公司协作等形式，需清晰团队其他成员工作内容及进度、共同在线编辑、任务拆解与推进等，项目协作工具、在线文档、办公平台等适用于此，如印象笔记、石墨文档等；

共享：文件资料、日程、联系人、数据等的共享，网盘、云空间、云端日历等适用于此，如百度网盘、谷歌日历等。

当然，还有一些是”巨无霸”型的、将多功能集合为一体的强大办公平台，如钉钉、Teambiton、飞书等，企业可根据自身需求自行选择。

目前主流的在线协同办公软件，可参考下表，社投盟都为你准备好了。

软件名称	功能类型	疫情期间新增服务/优惠
企业微信	通讯与办公工具	临时开放支持100人同时参加会议的能力，将一次性紧急通知的人数增加至了1000人
华为云WeLink	智能办公平台	1000用户以下的单位可以在线免费开通，支持100方实时在线会议，免费开放50G的企业云空间，上线健康打卡功能
阿里钉钉	在线办公平台	1月29日，免费开放百人视频会议功能，向1000万家企业免费开放全套的“在家办公”系统，上线“员工健康”服务
腾讯会议	云视频会议软件	1月24日，开放300人不限时会议功能
Zoom	云视频会议软件	至疫情防控解除,Zoom向全国人民提供不限时长、免费的在线视频会议服务
字节跳动飞书	团队协作工具	1月28日至5月1日期间，向所有用户开放免费远程办公及视频会议等服务；对在免费时间期限内申请的所有湖北地区医院、学校及公益组织，提供三年的商业版免费使用服务。
Teambition	团队协作工具	2月1日至5月1日期间，企业版免费开放；参与抗击疫情的机构、企业等可升级至企业专业版
腾讯微云	云存储
百度网盘	云存储
坚果云	云存储
石墨文档	笔记软件-在线协作文档工具	支援公益组织免费使用高级版服务；发布疫情防控专用模板；发布远程办公版，个人版账户将自动升级为远程办公版
腾讯文档	笔记软件-在线协作文档工具	免费开放会员功能，单文档同时在线编辑人数提升至200人，提供多套办公模版；上线支援疫情专题，推出腾讯文档疫情小程序，提供多个疫情统计模板
印象笔记	笔记软件-知识管理工具	至2月29日前申请开通企业版账户，可免费享受印象笔记企业版全部权益至2020年5月1日
腾讯TAPD	敏捷开发协作平台	1月26日-3月1日期间，TAPD腾讯敏捷协作平台面向所有10人以上使用团队，免费开放为期6个月的企业版服务
ONES	敏捷开发协作平台	1月28日至2月29日期间，30人以下的新申请团队开放为期一年的SaaS版免费账号
canva	在线设计协同平台	Canva中国的设计师免费为各个组织、媒体和企业朋友提供疫情相关的设计服务；Canva中国所有和疫情相关的模板和素材可免费使用
创客贴	在线设计平台	创客贴战疫体字体为疫情免费开放商用，对全国相关防疫组织提供免费产品服务

举个栗子，社投盟2月3日线上复工首日的工作，是通过各类软件这样开始的：

全员上线瞩目视频会议，通过石墨文档，共享了2020年一季度的工作计划表格；

在钉钉上进行健康打卡；

因突发疫情，将Teambition日程安排中的一季度部分内容调整或取消；

在企业邮箱回复待跟进内容；

通过微信与合作伙伴打招呼，通报开工信息，互道祝福……

选择合适的软件，让协作更加简单。

如何高效协同他人一起远程办公？

投入了工作状态，也下载了线上办公软件，如何调动他人协作、提升团队效率、共同远程办公，是每个企业远程办公时最为关心的问题。毕竟，屏幕这端的你思考业务夜不能寐，屏幕那端的他也许上班时间正打游戏无法自拔。建立沟通制度、确立共同目标、定期汇报进度、检验工作成果是非常重要的动作。

以社投盟为例，社投盟制定了每日、每周、每月、每季度的定期沟通制度，并借用《OKR》工具统一工作汇报语言。

OKR（Objectives and Key Results）即目标与关键成果法，明确公司和团队的“目标”以及明确每个目标达成的可衡量的“关键结果”。由英特尔公司创始人安迪·葛洛夫发明。并由约翰·道尔引入到谷歌使用。使用OKR时，把它当作一种沟通方式，让所有员工都清晰地了解核心目标及任务。这样，能让团队更聚焦、更专注于公司/团队的目标，同时，激活团队成员，让团队主观能动性更强。

推荐阅读《这就是OKR》和《OKR工作法》两本相关工具书，来更加了解OKR工作法。